Kompetent beraten: Vergabemanagement und externe Vergabestelle

Kompetent beraten: Vergabemanagement und externe Vergabestelle

Sie planen eine Baumaßnahme, bei der Planungs- und Beratungsleistungen sowie Bau- und Lieferleistungen beschafft werden müssen – sei es als öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB oder als privater Auftraggeber mit öffentlichem Interesse. Dabei kommen Fördermittel (Zuwendungen) zum Einsatz, die gemäß Zuwendungsbescheid den Allgemeinen Nebenbestimmungen (ANBest-I oder ANBest-P) unterliegen. Häufig fehlt in solchen Fällen eine eigene Vergabestelle oder ausreichende interne Kapazitäten, um die komplexen Anforderungen an die Beschaffung professionell umzusetzen.

Hier setzen wir an: Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung einer passgenauen Lösung, begleiten Sie bei der Erstellung einer Vergabestruktur für Ihr Gesamtprojekt und bieten einen individuell abgestimmten Leistungskatalog an. Unsere Leistungen ersetzen keine Rechtsberatung nach Rechtsdienstleistungsgesetz (kurz: RDG), wir unterstützen jedoch bei der Einschätzung, wann externe juristische Expertise notwendig ist. Bei Bedarf können wir den Kontakt zu spezialisierten und erfahrenen Kanzleien vermitteln.

Unsere Leistungen im Bereich Vergabemanagement basieren auf dem Leistungsbild der AHO, Heft 9, und sind Bestandteil des Grundleistungsbildes der Projektsteuerung. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl zentraler Leistungsinhalte.

Beschaffung freiberuflicher Leistungen

Wir unterstützen Sie im gesamten Prozess eines Vergabeverfahren nach Vergabeverordnung (VgV) oder Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) – von der Auswahl der Verfahrensart bis zur Zuschlagserteilung.

Unsere Leistungen im Überblick:

  • Erstellen der Auftragswertermittlung

  • Mitwirkung bei der Auswahl der Verfahrensart

  • Strukturierung und Terminierung des Verfahrens, Aufstellen eines Vergabeterminplanes

  • Aufstellung der Leistungsanforderungen für Planungsbeteiligte, Gutachter und Sonderfachleute (z.B. Leistungsbilder, Honorare, Schnittstellendefinition zwischen den Planungsbeteiligten) mit der Zielstellung, die Beauftragungsgrundlagen und relevanten Projektbedingungen vollständig zu erfassen

  • Mitwirkung bei der Zusammenstellung der fachtechnischen Vertragsdetails (die juristische Beratung gem. RDG wird explizit ausgeschlossen)

  • Erstellung der Vergabebekanntmachung und Angebotsaufforderungen, Zusammenstellung der Vergabeunterlagen unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben des Bundeslandes

  • Management der vollständigen Vergabe über eine Vergabeplattform als e-Vergabe, Kommunikation mit den Bietern

  • Entgegennahme, Prüfung und Wertung von Angeboten (z.B. Teilnahmeanträge / Interessensbekundungen bzw. Erst- und/oder Finalangebote, ggf. mit Lösungsansatz), ggf. Nachfordern von fehlenden Unterlagen

  • Vorbereitung, Moderation und Dokumentation der Verhandlungen

  • Mitwirkung bei der Zuschlagserteilung

  • Dokumentation des Vergabeverfahrens

Beschaffung von Bau- und Lieferleistungen

Als externe Vergabestelle unterstützen wir öffentliche und private Auftraggeber bei der Beschaffung von Bau- und Lieferleistungen – zuverlässig, transparent und effizient. Unser Team begleitet den gesamten Vergabeprozess: von der strategischen Planung über die Ausschreibung bis zur Zuschlagserteilung. Dabei behalten wir stets Kosten, Termine und Fördervorgaben im Blick.

Unsere Leistungen im Überblick:

  • Analyse der Projektanforderungen

  • Erarbeiten einer Vergabestrategie

  • Erstellung Vergabeterminplan inkl. Zeit- und Ablaufstruktur

  • Prüfung von Vergabeunterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität

  • Durchführung von Marktanalysen und Bietervorinformationen

  • Veröffentlichung der Verfahren auf geeigneten Vergabeplattformen

  • Koordination der Bieterkommunikation

  • Formale Angebotsprüfung

  • Vorbereitung von Zuschlags- und Absageschreiben

  • Verfahrensdokumentation inkl. Vergabevermerk

Übernahme der Funktion einer externen Vergabestelle (E1, Besondere Leistung)

  • Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Erstellung von Vergabeterminplänen, Auswahl der Vergabeart, Erarbeitung der Vergabeunterlagen, Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien, Vorbereitung und Versendung der Vergabebekanntmachung, Prüfung der Teilnahmeanträge

  • Durchführung des Vergabeverfahrens: Kommunikation mit Bietern, Angebotseinholung und -wertung, Durchführung von Submissionen, Erstellung der Vergabeprotokolle, Zuschlags- und Absageschreiben, Vorbereitung unterschriftsreifer Verträge

  • Dokumentation: Führung des Vergabevermerks und der Vergabeakte